Calendario y Procedimiento

Para obtener una plaza de movilidad es imprescindible pasar por un proceso de selección que implica los siguientes pasos:

• Hacer la solicitud de la plaza en la que se está interesado (se pueden seleccionar y priorizar hasta 5 destinos diferentes) a través de la e-secretaria.
• Entrega de la siguiente documentación mediante un ticket a Demana EPSEVG con el tema de ayuda: USD Mobilitat / Outgoing (Estudiantat):
• CV (en inglés excepto para destinos latinoamericanos)
• Carta de presentación
• Acreditación del nivel de idioma extranjero requerido

A tener en cuenta:

• La solicitud de plazas de movilidad para los programas SICUE y UPC-China se realiza de forma diferente al ser gestionadas centralizadamente por la UPC.
• La oficina de Relaciones Internacionales hará difusión de las convocatorias de estos programas para que los estudiantes interesados puedan participar.

Una vez recibidas las solicitudes de los estudiantes, la Oficina de Relaciones Internacionales las priorizará y asignará las plazas siguiendo criterios objectivos como la nota media del expediente, la documentación entregada, nivel de idiomas, etc.

Visualizaréis la plaza que os ha sido asignada en el apartado de Movilidad de la e-secretaria dónde deberéis aceptarla o rechazarla dentro del plazo establecido para ello.

Una vez aceptada la plaza de movilidad, la oficina de relaciones internacionales os nominará a la universidad de destino como estudiantes seleccionados para el intercambio.A partir de ese momento deberéis hacer los siguientes trámites:

1. Application Form de la universidad de destino.

   Es necesario rellenar el formulario de admisión y aportar toda la documentación que solicite la universidad de destino dentro del plazo establecido, teniendo en cuenta que cada universidad tiene plazos diferentes. Una vez os llegue la confirmación que habéis sido aceptados en la universidad de destino, es necesario que hagáis llegar una copia de la carta o e-mail de aceptación a la Oficina de Relaciones Internacionales con las fechas de la estancia.

2. Acuerdo Académico: Es el documento que detalla los estudios que se harán en la universidad de destino y las asignaturas por las que se convalidarán a la vuelta. Es responsabilidad del estudiante aportar los programas de las asignaturas que quiere cursar en la universidad de destino al coordinador de su titulación para que valore si la convalidación es posible o no. Este documento tiene que estar firmado por el coordinador de la titulación y el jefe de estudios.

   • Modelo Acuerdo Académico para cursar asignaturas obligatorias, optativas y TFG
   • Modelo Acuerdo Académico para cursar el European Project Semester

3. Learning Agreement: Es el documento donde se detallan las asignaturas que se realizarán en la universidad de destino y el reconocimiento que se hará al regresar. El documento tiene que estar firmado y sellado por las tres partes: estudiante, universidad de origen y universidad de destino.

   El Online Learning Agreement (OLA) se encuentra en vuestra e-secretaría (menú izquierdo). Es necesario rellenar los datos correspondientes y guardar. Una vez guardados, si es correcto, se valida el documento y llega directamente para la firma electrónica por parte de la EPSEVG, posteriormente llega a la universidad de destino. Es posible hacer el seguimiento del estado del procedimiento de firmas desde e-secretaria. Este documento también puede modificarse si es necesario desde el mismo menú.

   En aquellas universidades donde todavía no trabajan con OLA, será necesario elaborar la versión en papel al igual que en destinos fuera de Europa. En este caso no aparecerá la opción Learning Agreement en el menú movilidad en e-secretaría y habrá que descargar el modelo que corresponda:

   • Model Learning Agreement Mobilitat Erasmus+
   • Model Learning Agreement otras movilidades

   Una vez cumplimentado y firmado por el estudiante debe hacerlo llegar a la oficina de Relaciones Internacionales para la firma EPSEVG. Desde la oficina de Internacionales se lo devolveremos para que tramite la firma de la universidad de destino. Una vez firmado por las 3 partes, deberá guardarlo en su e-secretaría para la validación.

4. Seguro obligatorio:

   • Tarjeta Sanitaria Europea: Se solicita en el Instituto Nacional de la Seguridad Social mediante la página web del INSS o bien presencialmente en una de sus oficinas.
   • La estancia de movilidad comporta la contratación de un seguro obligatorio que se realizará automáticamente en el momento de hacer la matrícula si contratáis OnCampus Estudia(compañía aconsejada por la UPC). Excepcionalmente en el caso de ir a Estados Unidos de América, no se cobrará ningún seguro en la matrícula, sino que se contrata directamente con Oncampus Estudia. Este seguro cubre al estudiante durante el período de su estancia en el extranjero con las siguientes coberturas, entre otras
     • Asistencia sanitaria (pruebas diagnósticas e intervenciones quirúrgicas)
     • Accidentes (Indemnización por minusvalía permanente y Indemnización por defunción)
     • Repatriación en caso de defunción
     Podéis consultar el resto de coberturas, precios en OnCampus Estudia
     Para aquellas movilidades que se inicien antes del período de matrícula, será el estudiante el responsable de gestionar la contratación del seguro obligatorio a través de la web OnCampus Estudia y de guardar la copia de la póliza en la e-secretaria para ser validada.
5. Información cuenta bancaria:
   Si habéis solicitado alguna beca para la movilidad, es necesario que completéis la información de la cuenta bancaria que aparece en el apartado de movilidad de la e-secretaria. Ésta puede ser la misma cuenta que utilizais para la matrícula o una diferente pero es imprescindible que el estudiante sea uno de los titulares de la cuenta.
6. En el caso de hacer la solicitud de la beca Erasmus+, también tendréis que completar la siguiente documentación:
   • Impreso de solicitud de la beca (e-secretaria). Se descarga una vez solicitada la beca i es imprescindible que se adjunte en e-secretaria, en el apartado de movilidad- documentación, en el plazo indicado per la su validación.
   • Convenio financiero (e-secretaria.)
   • Test inicial de idiomas (Manual Registro a la Plataforma OLS.

   Podéis consultar las obligaciones como beneficiarios de la Beca Erasmus en el siguiente enlace:

   https://www.upc.edu/sga/ca/Beques/BequesMobilitat/SMS_KA131_EM_23-24_Folder/ObligacionsBeneficiaris

7. Matrícula en la EPSEVG:

   La matrícula de la EPSEVG se realizará por internet a partir del día que tengáis asignado y que podéis consultar en la e-secretaria.

   • La matrícula se realizará por el total de los créditos a realizar durante la movilidad en el caso de asignaturas y, si aplicase, el Trabajo Final de Grado o Máster.
   • Únicamente podréis matricular asignaturas de la EPSEVG para cursarlas a distancia si contais con el permiso del coordinador de la asignatura por escrito. Si es así debéis comunicarlo a la oficina de relaciones internacionales.

Una vez os incorporéis en la universidad de destino, tenéis que de guardar en vuestra e-secretaría los siguientes documentos firmados y sellados:

1. Certificado de incorporación

   • Modelo Certificado de incorporación Movilidad Erasmus+ (e-secretaria)
   • Modelo Certificado de incorporación otras movilidades

2. Learning agreement. Si no lo teníais firmado por la universidad de destino antes de iniciar la estancia, una vez incorporados deberéis guardarlo firmado y sellado en vuestra e-secretaría.

3. Propuesta de proyecto:
   En el supuesto que realicéis el Trabajo Final de Grado durante vuestra estancia de movilidad, será necesario que nos enviéis, durante el primer mes de vuestra estancia, la propuesta del proyecto.
   Modelo propuesta proyecto.

Una vez finalizada la estancia de movilidad, tendréis que regularizar vuestra estancia académica aportando la siguiente documentación:

1. Certificado de Estancia

   Este certificado detalla la fecha de inicio y fecha final de la estancia. Tiene que estar firmado y sellado por la universidad de destino y hace falta que lo guardéis en vuestra e-secretaría.

   Tenéis que tener en cuenta que la fecha del certificado no puede ser anterior a la fecha de finalización de la estancia y que no se admitirán certificados que presenten correcciones.

   • Modelo Erasmus+ (e-secretaria)
   • Modelo otras movilidades

   Si existen diferencias entre las fechas de su estancia con las fechas inicialmente previstas, le harán llegar una adenda del acuerdo financiero que se firma electrónicamente.

2. Certificado de notas

   Dependiendo de la universidad donde se haya realizado la estancia, es posible que entreguen el certificado de notas al estudiante o bién que lo envíen directamente a la oficina de relaciones internacionales de la EPSEVG. En el supuesto que entreguen las notas al estudiante sólo se aceptará el documento original, en cambio si es la universidad que envía las notas directamente a la escuela se aceptará tanto documento en papel como digital.

3. Trabajo Final de Grado/Máster

   Si habéis realizado vuestro trabajo final de grado o máster (TFG/TFM) durante la movilidad tendréis que proporcionar a la oficina de relaciones internacionales:

   • Memoria del TFG/TFM en formato digital
   • Resumen TFG /TFM en inglés y español/catalán
   • Autorización para la difusión del Trabajo a través de UPCommons

4. Reconocimiento de créditos optativos por movilidad

   Según la normativa académica del centro, se pueden reconocer hasta 3 ECTS optativos por haber realizado una estancia de movilidad. A estos créditos se pueden añadir 3 ECTS adicionales por “reconocimiento de actividades" si, a la vuelta, realizáis un informe y video de vuestra experiencia y/o compartís la experiencia ante otros estudiantes de la escuela en una de las sesiones informativas sobre movilidad.

5. Encuesta de movilidad EPSEVG

   Desde la oficina de Relaciones Internacionales os enviaremos una encuesta sobre vuestra movilidad que nos ayudará a conocer algunos detalles de vuestra experiencia y a mejorar como servicio.

6. Trámites beca Erasmus+

   Si habéis sido beneficiarios de una beca Erasmus+ al finalizar la movilidad, recibiréis por correo electrónico un enlace para completar el test final de idiomas y la encuesta de movilidad Erasmus+.